LAS
FINANZAS.-
Las finanzas provienen del latín “finis”,
que significa acabar o terminar. Las finanzas tienen su origen en la
finalización de una transacción económica con la transferencia de recursos
financieros.
El
ser humano está rodeado por conceptos financieros. Todas las personas que viven
en una Sociedad, de alguna u otra forma piensan en términos financieros y de
rentabilidad, así como en precios, en costos, y en negocios buenos malos y
regulares.
Cada
persona tiene su propia política de consumo, de crédito, de inversiones y de
ahorro.
Las finanzas se han definido como "el arte y la ciencia de
administrar el dinero" y utiliza a la economía como su base teórica, se apoya en
la contabilidad para obtener
datos y en la matemática financiera
para los cálculos y las cuentas.
Definida las finanzas, como el arte de administrar el dinero,
la administración financiera se refiere a las tareas del administrador financiero,
el cual tiene como función básica la planificación necesaria de
los fondos para el funcionamiento de un negocio.
Las áreas generales de las finanzas son
tres:
1.- La gerencia financiera (empleo eficiente de los recursos
financieros).
2.- Los mercados financieros (conversión de recursos financieros
en recursos económicos, o lo que es lo mismo conversión de ahorros en
inversión).
3.- La inversión financiera (adquisición y asignación eficientes
de los recursos financieros).
La Matemática Financiera, es una rama principal de la matemática aplicada que trata con los mercados
financieros.
La Matemática Financiera, es el estudio de los datos financieros, el cual
se hace a través de las herramientas propias de las matemáticas, siendo su
principal instrumento de uso, las estadísticas.
Estos
datos pueden ser movimientos de valores, de acciones y de bonos, y sus
relaciones.
Las Finanzas, es la ciencia de los
fondos de gestión.
Las Finanzas, trabaja básicamente a
través de la mayoría de los individuos y las organizaciones empresariales al
depositar dinero en un banco.
El banco presta el dinero a otros individuos o corporaciones
para el consumo y la inversión, y recauda todas las cargas de
interés de los préstamos, para compensar la confianza de los ahorristas y
lograr su auto-sustento, por medio de la actividad financiera.
EL PRESUPUESTO.-
1.- ¿QUE ES UN PRESUPUESTO?
Un Presupuesto, es un documento que traduce los planes
en dinero; dinero que necesita gastarse para conseguir las actividades
planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de
finalización del trabajo (ingresos).
Un Presupuesto, consiste en una estimación o en
conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para
realizar tu trabajo.
Un Presupuesto no es rígido, ya que puede cambiarse, siempre que se
tomen las medidas necesarias para tratar las consecuencias del cambio.
Un Presupuesto no es un simple registro de los gastos del
último año, con un 15%
extra añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto y las
organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para examinar
lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes.
Un Presupuesto no es sólo un requerimiento administrativo y financiero: el presupuesto es una herramienta viviente que se debe consultar en el
trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con
creatividad.
Un Presupuesto no es un cuadro optimista e irreal del costo real de las
cosas: no se debe subestimar el costo real de las cosas
con la esperanza de que esto ayudará a recaudar o financiar el dinero que se necesita.
2.- ¿POR QUE ES NECESARIO UN
PRESUPUESTO?
·
El presupuesto indica cuánto dinero se necesita para llevar a cabo las
actividades planificadas.
·
El presupuesto obliga a pensar
rigurosamente sobre las consecuencias de la planificación de actividades.
·
Si se utiliza de manera correcta, el
presupuesto indica cuándo se necesitarán ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo las
actividades.
·
El presupuesto permite controlar los ingresos y los gastos e identificar
cualquier tipo de problemas.
·
El presupuesto constituye una buena
base para la contabilidad y transparencia financiera.
3.- ¿QUIEN DEBERÍA PARTICIPAR EN LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO?
La elaboración de un presupuesto es una
tarea difícil y responsable. La capacidad de una organización para
conseguir lo que ha planificado y para sobrevivir económicamente, depende del
proceso presupuestario.
Cuando el personal tiene competencia para
tomar responsabilidad de la
actividad financiera de la organización o proyecto, los siguientes participantes
deberían participar en el proceso presupuestario:
·
E Director financiero y/o contable.
·
El Director del proyecto y/o Director
de la organización o departamento.
Resulta una buena idea contar con alguien en la Organización con
destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal en la elaboración
del presupuesto.
4.- LOS PLANES OPERACIONALES
Los también conocidos planes de acción
o planes empresariales constituyen los planes para el trabajo real. En un ciclo
normal de planificación, la
organización o proyecto empezará con un proceso de planificación estratégica, donde se estudia el problema que
necesita tratarse y el papel específico de la organización o proyecto para
abordarlo.
De este modo se constituye el plan operacional,
que más tarde ha de ser presupuestado. No
se puede preparar un presupuesto hasta que se sepa lo que está planificado.
CÁLCULO DE COSTOS:
CATEGORÍAS
El cálculo de costos te ayudará a
determinar de manera realista lo que te costará poner en práctica tu plan
operacional. Cuando se lleven a cabo los planes, se necesitará utilizar una
amplia serie de aportes. Un cálculo meticuloso de estos costes ayuda de la
siguiente manera:
1.- Ayuda a desarrollar un presupuesto preciso; y
2.- Ayuda a seguir y controlar el costo real
resultante de las actividades.
Los costes que se necesitan calcular se
clasifican así:
1.- Costos operacionales: costos directos resultantes de la realización del trabajo. Por
ejemplo: el costo del alquiler de instalaciones, la impresión de una
publicación, materiales, equipamiento, transporte y servicios.
2.- Costos organizativos (también llamados costos básicos): costos de tu base organizativa
que incluyen a la dirección, administración o gobierno.
3.- Costos de empleo de personal: costos del personal básico, de los que participan en la
administración, de las personas que ejecutan un contrato o proyecto.
4.- Costos de inversión: costos para grandes inversiones en un proyecto que permanecerá como
capital organizativo, aún después que acabe.
¿QUE TIPO DE CATEGORIAS DEBERIAN
INCLUIRSE EN EL PRESUPUESTO DE INGRESOS?
Dependerá de las fuentes habituales o planificadas de creación de
ingresos. Éstas son algunas categorías generales:
·
Contrataciones prometidas.
·
Contrataciones probables.
·
Contrataciones posibles.
·
Ingresos generados de las ventas.
·
Ingresos generados de los servicios.
·
Suscripciones.
·
Cuota de afiliación.
·
Acontecimientos especiales.
·
Inversiones.
·
Campañas.
En el presupuesto se hacen cálculos
razonables de los ingresos que se esperan generar a partir de cada una de las
categorías especificadas, que servirán de objetivos para proceder a la creación
de ingresos.
GASTOS COMUNES.-
Algunos gastos que se tienen que
calcular pero que se olvidan frecuentemente:
·
Costos iniciales: suponen gastos para una nueva
organización o proyecto como la búsqueda a gran escala de personal, la
mudanza, las alteraciones inmobiliarias, el lanzamiento del proyecto u
organización.
·
Investigación y Desarrollo: asesoramiento, evaluación de las
necesidades, procesos de planificación.
·
Democracia y gobierno: el establecimiento de la estructura,
la búsqueda de personal, el desarrollo y aceptación de unos estatutos, la
formación de los miembros o asociados.
·
Marketing o relaciones públicas: la construcción de
una imagen pública.
·
Costos de seguimiento y evaluación para proyectos.
Los cálculos son conjeturas hechas con
fundamento. Se deben obtener presupuestos, comprobar cualquier cifra que se tenga
de años anteriores que pueda aportar información de utilidad.
Guardar bien las anotaciones. A medida que se planifica un
presupuesto y se toman decisiones de cómo se van a calcular los gastos, se
deben tener las anotaciones a mano, de modo que se puedan consultar y comprobar
de dónde proceden las cantidades.
SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO
El presupuesto es la herramienta más importante que tienes para el
seguimiento de las finanzas de tu organización, proyecto o departamento. El presupuesto se utiliza para:
·
Hacer un seguimiento de los ingresos y
gastos para observar que la empresa está en buen camino.
·
Informar a tu personal, junta y asociados
sobre tu trabajo en finanzas.
·
Pronosticar flujos de dinero.
·
Tomar decisiones financieras.
El seguimiento de un presupuesto se
utiliza para medir, sí la organización
está cerca de cumplir sus objetivos. De este modo, es necesario comparar
los ingresos y gastos reales con los ingresos y gastos presupuestados.
INFORME SOBRE EL PRESUPUESTO
El propósito de realizar un informe
sobre el presupuesto es mostrar a los directivos y a las personas involucradas
si se está o no, desempeñando el trabajo estipulado y si se va o no, a obtener
los recursos suficientes para finalizarlo.
Consiste en un informe sobre lo cerca que está la planificación
financiera de su rendimiento financiero real.
Lo
más importante es que se debe tomar conciencia, de que no todo puede ser
correcto y que tomando decisiones oportunas la empresa será capaz de poner
remedio a la situación, antes de que sea demasiado tarde.
TOMA DE DECISIONES
El seguimiento del presupuesto no es
sólo algo que se hace para saber el rendimiento financiero de la organización o
proyecto. También se necesita la información para poder tomar decisiones.
DIFERENTES TIPOS DE
PRESUPUESTOS
Además del presupuesto de
trabajo, en el que se indica lo
que se espera generar o recaudar de manera realista y de cómo se gastará,
también se pueden tener opciones presupuestarias que tengan en cuenta posibles condicionantes.
Estos presupuestos con condicionantes permiten estar preparados para lo
inesperado, ya sea bueno o malo. Entre este tipo de presupuestos se podrían
incluir:
·
El presupuesto de supervivencia: prevé el
mínimo necesario para que la organización o proyecto sobreviva y tenga un
funcionamiento útil.
·
El presupuesto garantizado: se basa en
los ingresos garantizados en el momento en el que se planifica el presupuesto.
Sin embargo, las situaciones inesperadas, como cuando los ingresos o aportes llegan
demasiado tarde, pueden obligar a que se retome el presupuesto de
supervivencia.
·
El presupuesto óptimo: cubre lo que te
gustaría hacer en caso de que se obtuvieran ingresos excedentes. Una vez que
este dinero extra se recibe, pasa a formar parte del presupuesto de trabajo.
DIFERENTES TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS
Las dos técnicas principales son:
·
El Presupuesto incremental.- En este presupuesto, las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un
porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año. Esta técnica
sólo es apropiada para organizaciones en las que los años varían poco en cuanto
a actividades se refiere. Muy pocas organizaciones o proyectos dinámicos son
tan estables para que esta técnica llegue a funcionar de manera satisfactoria.
·
El Presupuesto de base cero.- En este presupuesto, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida. El proceso
presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades
propuestas para el año. El resultado es un presupuesto más detallado y preciso,
pero su preparación requiere más tiempo y energía. Esta técnica es esencial
para nuevas organizaciones y proyectos, pero quizá sea también la mejor vía de
trabajo para una organización dinámica que es muy activa en la aceptación
de nuevos retos.
¿COMO CALCULAR EL AUMENTO DE PRECIOS EN
EL PROCESO PRESUPUESTARIO?
Los presupuestos se preparan por
adelantado, por lo tanto existe la posibilidad de que se produzcan aumentos de
precios entre el momento de preparación y el momento en el que la cuantía se
utiliza o recibe. Si existe la posibilidad de que se produzca un aumento de los
costos, entonces hay que asegurarse de que también se haya calculado un aumento
en los honorarios, en los servicios y en la venta de los productos.
PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE CREACION
DE INGRESOS
En el presupuesto general para la
organización o proyecto, se deben incluir los costos en los artículos de
referencia, en los que se reflejen los gastos, al igual que los ingresos que
estos artículos de referencia, pueden generar. Sin embargo, para la administración
se debe realizar un seguimiento de manera más detallada para poder establecer
el momento en el que se alcanza el umbral de la rentabilidad.
DISTRIBUCION TEMPORAL
Los presupuestos de organización, se
calculan normalmente de una sola vez y para todo un año. Una vez que ya se tiene
un presupuesto anual, conviene dividirlo en meses por motivos administrativos.
De este modo se facilita el seguimiento.
Cuando se presenta un presupuesto para
varios años, hay que asegurarse de que éste, se base en un plan a medio o largo
plazo y de que no es una simple conjetura sin ningún tipo de base.
NOTA PERSONAL:
1- Es
indisoluble la unidad que representan las Finanzas y el Presupuesto. Sus
existencias tanto en el Sector Público, como en el Sector Privado, dependen de
la existencia del otro factor. No puede existir el Presupuesto sino hay
Finanzas, y estas sin Presupuesto no persiguen meta alguna.
2- Para que se
pueda plantear la creación, conformación, estructuración y planificación de un
Presupuesto, tienen que existir los Recursos Financieros que permitan la
Planificación, y el correspondiente Presupuesto.
3- Y en caso
de que no existan estos Recursos Financieros, los mismos tienen que existir
como una promesa hacia el futuro durante el cual se ejecutará el
correspondiente presupuesto; y en consecuencia dentro del mismo presupuesto que
requiere de estos ingresos, de estas finanzas, para cumplir con sus
compromisos, a la vez plantea la forma en que se obtendrán los ingresos
correspondientes para sufragar los gastos previstos en el mismo presupuesto.
4- De allí, el
nombre común que recibe todo presupuesto, cuando se le denomina como
Presupuesto de Ingresos y Gastos para un determinado año en el Sector Público,
o para un determinado ejercicio económico dentro de la actividad privada.
5- Los
ingresos y las Finanzas, son un elemento indispensable para que el Presupuesto
pueda cumplir las metas planteadas con motivo de su creación y planificación.
6- La
Planificación, tiene que observar la existencia cierta o probablemente cierta,
de que contará con los ingresos que respalden todas las inversiones y los
gastos corrientes que el Presupuesto de Ingresos y Gastos, establece para el
respectivo ejercicio económico.
7- El uso de
las matemáticas y las Estadísticas son indispensables en el proceso de
planificación, para que los ingresos se correspondan con lo planteado y lo
establecido en el capítulo de gastos e inversión en el respectivo Presupuesto.
8- Sin embargo
a pesar de esta importante correlación que existe entre los Ingresos y el
Presupuesto, esta actividad no se puede reducir al simple hecho de entender que
todos los años los ingresos deben incrementarse porque la inflación va a
incrementar los gastos, sino que el Presupuesto también obedece al poder
creativo de los Planificadores y por lo tanto de un Presupuesto a otro, tienen
que existir elementos que los diferencien y que a su vez plantean nuevas formas
de generar ingresos y que a su vez modifica sus gastos y costos conforme a las
nuevas ideas que han intervenido en la planificación.
9- En fin,
queda claro que tanto en el Sector Público como en el Sector Privado, los
conceptos de Finanzas, y de Presupuesto son necesarios y parte activa de todas
y cada una de sus metas, ya que sólo con la existencia de ambos (Finanzas y
Presupuesto), es que se pueden plantear las metas y aspiraciones que una
organización privada o pública se fija en el camino de todas y cada una de sus
actividades e iniciativas.
ABG. CESAR
RANGEL GARCÍA.-
V-8.085.724.-
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