lunes, 4 de marzo de 2013

RELACIONES ENTRE FINANZAS Y PRESUPUESTO EN EL MUNDO EMPRESARIAL


LAS FINANZAS.-
            Las finanzas provienen del latín “finis”, que significa acabar o terminar. Las finanzas tienen su origen en la finalización de una transacción económica con la transferencia de recursos financieros.
El ser humano está rodeado por conceptos financieros. Todas las personas que viven en una Sociedad, de alguna u otra forma piensan en términos financieros y de rentabilidad, así como en precios, en costos, y en negocios buenos malos y regulares.
Cada persona tiene su propia política de consumo, de crédito, de inversiones y de ahorro.
Las finanzas se han definido como "el arte y la ciencia de administrar el dinero" y utiliza a la economía como su base teórica, se apoya en la contabilidad para obtener datos y en la matemática financiera para los cálculos y las cuentas.
Definida las finanzas, como el arte de administrar el dinero, la administración financiera se refiere a las tareas del administrador financiero, el cual tiene como función básica la planificación necesaria de los fondos para el funcionamiento de un negocio.
Las áreas generales de las finanzas son tres:
1.- La gerencia financiera (empleo eficiente de los recursos financieros).
2.- Los mercados financieros (conversión de recursos financieros en recursos económicos, o lo que es lo mismo conversión de ahorros en inversión).
3.- La inversión financiera (adquisición y asignación eficientes de los recursos financieros).
            La Matemática Financiera, es una rama principal de la matemática aplicada que trata con los mercados financieros. 
La Matemática Financiera, es el estudio de los datos financieros, el cual se hace a través de las herramientas propias de las matemáticas, siendo su principal instrumento de uso, las estadísticas
Estos datos pueden ser movimientos de valores, de acciones y de bonos, y sus relaciones. 
            Las Finanzas, es la ciencia de los fondos de gestión.
            Las Finanzas, trabaja básicamente a través de la mayoría de los individuos y las organizaciones empresariales al depositar dinero en un banco.
El banco presta el dinero a otros individuos o corporaciones para el consumo y la inversión, y recauda todas las cargas de interés de los préstamos, para compensar la confianza de los ahorristas y lograr su auto-sustento, por medio de la actividad financiera.

EL PRESUPUESTO.-
1.- ¿QUE ES UN PRESUPUESTO?
Un Presupuesto, es un documento que traduce los planes en dinero; dinero que necesita gastarse para conseguir las actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos).
Un Presupuesto, consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar tu trabajo.
Un Presupuesto no es rígido, ya que puede cambiarse, siempre que se tomen las medidas necesarias para tratar las consecuencias del cambio.
Un Presupuesto no es un simple registro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes.
Un Presupuesto no es sólo un requerimiento administrativo y financiero: el presupuesto es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad.
Un Presupuesto no es un cuadro optimista e irreal del costo real de las cosas: no se debe subestimar el costo real de las cosas con la esperanza de que esto ayudará a recaudar o financiar el dinero que se necesita.
2.- ¿POR QUE ES NECESARIO UN PRESUPUESTO?
·         El presupuesto indica cuánto dinero se necesita para llevar a cabo las actividades planificadas.
·         El presupuesto obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la planificación de actividades.
·         Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto indica cuándo se necesitarán ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo las actividades.
·         El presupuesto permite controlar los ingresos y los gastos e identificar cualquier tipo de problemas.
·         El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera.
3.- ¿QUIEN DEBERÍA PARTICIPAR EN LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO?
La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de una organización para conseguir lo que ha planificado y para sobrevivir económicamente, depende del proceso presupuestario.
Cuando el personal tiene competencia para tomar responsabilidad de la actividad financiera de la organización o proyecto, los siguientes participantes deberían participar en el proceso presupuestario:
·         E Director financiero y/o contable.
·         El Director del proyecto y/o Director de la organización o departamento.
Resulta una buena idea contar con alguien en la Organización con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal en la elaboración del presupuesto.
4.- LOS PLANES OPERACIONALES
Los también conocidos planes de acción o planes empresariales constituyen los planes para el trabajo real. En un ciclo normal de planificación, la organización o proyecto empezará con un proceso de planificación estratégica, donde se estudia el problema que necesita tratarse y el papel específico de la organización o proyecto para abordarlo.
De este modo se constituye el plan operacional, que más tarde ha de ser presupuestado. No se puede preparar un presupuesto hasta que se sepa lo que está planificado.
CÁLCULO DE COSTOS: CATEGORÍAS
El cálculo de costos te ayudará a determinar de manera realista lo que te costará poner en práctica tu plan operacional. Cuando se lleven a cabo los planes, se necesitará utilizar una amplia serie de aportes. Un cálculo meticuloso de estos costes ayuda de la siguiente manera:
1.- Ayuda a desarrollar un presupuesto preciso; y
2.- Ayuda a seguir y controlar el costo real resultante de las actividades.
Los costes que se necesitan calcular se clasifican así:
1.- Costos operacionales: costos directos resultantes de la realización del trabajo. Por ejemplo: el costo del alquiler de instalaciones, la impresión de una publicación, materiales, equipamiento, transporte y servicios.
2.- Costos organizativos (también llamados costos básicos): costos de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno.
3.- Costos de empleo de personal: costos del personal básico, de los que participan en la administración, de las personas que ejecutan un contrato o  proyecto.
4.- Costos de inversión: costos para grandes inversiones en un proyecto que permanecerá como capital organizativo, aún después que acabe.
¿QUE TIPO DE CATEGORIAS DEBERIAN INCLUIRSE EN EL  PRESUPUESTO DE INGRESOS?
Dependerá de las fuentes habituales o planificadas de creación de ingresos. Éstas son algunas categorías generales:
·         Contrataciones prometidas.
·         Contrataciones probables.
·         Contrataciones posibles.
·         Ingresos generados de las ventas.
·         Ingresos generados de los servicios.
·         Suscripciones.
·         Cuota de afiliación.
·         Acontecimientos especiales.
·         Inversiones.
·         Campañas.
En el presupuesto se hacen cálculos razonables de los ingresos que se esperan generar a partir de cada una de las categorías especificadas, que servirán de objetivos para proceder a la creación de ingresos.
GASTOS COMUNES.-
Algunos gastos que se tienen que calcular pero que se olvidan frecuentemente:  
·         Costos iniciales: suponen gastos para una nueva organización o proyecto como la búsqueda a gran escala de personal, la mudanza, las alteraciones inmobiliarias, el lanzamiento del proyecto u organización.  
·         Investigación y Desarrollo: asesoramiento, evaluación de las necesidades, procesos de planificación.
·         Democracia y gobierno: el establecimiento de la estructura, la búsqueda de personal, el desarrollo y aceptación de unos estatutos, la formación de los miembros o asociados.
·         Marketing o relaciones públicas: la construcción de una imagen pública.
·         Costos de seguimiento y evaluación para proyectos.
Los cálculos son conjeturas hechas con fundamento. Se deben obtener presupuestos, comprobar cualquier cifra que se tenga de años anteriores que pueda aportar información de utilidad.
Guardar bien las anotaciones. A medida que se planifica un presupuesto y se toman decisiones de cómo se van a calcular los gastos, se deben tener las anotaciones a mano, de modo que se puedan consultar y comprobar de dónde proceden las cantidades.
SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO
El presupuesto es la herramienta más importante que tienes para el seguimiento de las finanzas de tu organización, proyecto o departamento. El presupuesto se utiliza para:
·         Hacer un seguimiento de los ingresos y gastos para observar que la empresa está en buen camino.
·         Informar a tu personal, junta y asociados sobre tu trabajo en finanzas.
·         Pronosticar flujos de dinero.
·         Tomar decisiones financieras.
El seguimiento de un presupuesto se utiliza para medir, sí la organización está cerca de cumplir sus objetivos. De este modo, es necesario comparar los ingresos y gastos reales con los ingresos y gastos presupuestados.
INFORME SOBRE EL PRESUPUESTO
El propósito de realizar un informe sobre el presupuesto es mostrar a los directivos y a las personas involucradas si se está o no, desempeñando el trabajo estipulado y si se va o no, a obtener los recursos suficientes para finalizarlo.
Consiste en un informe sobre lo cerca que está la planificación financiera de su rendimiento financiero real.
Lo más importante es que se debe tomar conciencia, de que no todo puede ser correcto y que tomando decisiones oportunas la empresa será capaz de poner remedio a la situación, antes de que sea demasiado tarde.
TOMA DE DECISIONES
El seguimiento del presupuesto no es sólo algo que se hace para saber el rendimiento financiero de la organización o proyecto. También se necesita la información para poder tomar decisiones.
DIFERENTES TIPOS DE PRESUPUESTOS
Además del presupuesto de trabajo, en el que se indica lo que se espera generar o recaudar de manera realista y de cómo se gastará, también se pueden tener opciones presupuestarias que tengan en cuenta posibles condicionantes. Estos presupuestos con condicionantes permiten estar preparados para lo inesperado, ya sea bueno o malo. Entre este tipo de presupuestos se podrían incluir:
·         El presupuesto de supervivencia: prevé el mínimo necesario para que la organización o proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento útil.
·         El presupuesto garantizado: se basa en los ingresos garantizados en el momento en el que se planifica el presupuesto. Sin embargo, las situaciones inesperadas, como cuando los ingresos o aportes llegan demasiado tarde, pueden obligar a que se retome el presupuesto de supervivencia.
·         El presupuesto óptimo: cubre lo que te gustaría hacer en caso de que se obtuvieran ingresos excedentes. Una vez que este dinero extra se recibe, pasa a formar parte del presupuesto de trabajo.
DIFERENTES TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS
Las dos técnicas principales son:
·         El Presupuesto incremental.- En este presupuesto, las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año. Esta técnica sólo es apropiada para organizaciones en las que los años varían poco en cuanto a actividades se refiere. Muy pocas organizaciones o proyectos dinámicos son tan estables para que esta técnica llegue a funcionar de manera satisfactoria.
·         El Presupuesto de base cero.- En este presupuesto, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el año. El resultado es un presupuesto más detallado y preciso, pero su preparación requiere más tiempo y energía. Esta técnica es esencial para nuevas organizaciones y proyectos, pero quizá sea también la mejor vía de trabajo para una organización dinámica que es muy activa en la aceptación de nuevos retos.
¿COMO CALCULAR EL AUMENTO DE PRECIOS EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO?
Los presupuestos se preparan por adelantado, por lo tanto existe la posibilidad de que se produzcan aumentos de precios entre el momento de preparación y el momento en el que la cuantía se utiliza o recibe. Si existe la posibilidad de que se produzca un aumento de los costos, entonces hay que asegurarse de que también se haya calculado un aumento en los honorarios, en los servicios y en la venta de los productos.
PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE CREACION DE INGRESOS
En el presupuesto general para la organización o proyecto, se deben incluir los costos en los artículos de referencia, en los que se reflejen los gastos, al igual que los ingresos que estos artículos de referencia, pueden generar. Sin embargo, para la administración se debe realizar un seguimiento de manera más detallada para poder establecer el momento en el que se alcanza el umbral de la rentabilidad.
DISTRIBUCION TEMPORAL
Los presupuestos de organización, se calculan normalmente de una sola vez y para todo un año. Una vez que ya se tiene un presupuesto anual, conviene dividirlo en meses por motivos administrativos. De este modo se facilita el seguimiento.
Cuando se presenta un presupuesto para varios años, hay que asegurarse de que éste, se base en un plan a medio o largo plazo y de que no es una simple conjetura sin ningún tipo de base.

NOTA PERSONAL:
1-    Es indisoluble la unidad que representan las Finanzas y el Presupuesto. Sus existencias tanto en el Sector Público, como en el Sector Privado, dependen de la existencia del otro factor. No puede existir el Presupuesto sino hay Finanzas, y estas sin Presupuesto no persiguen meta alguna.
2-    Para que se pueda plantear la creación, conformación, estructuración y planificación de un Presupuesto, tienen que existir los Recursos Financieros que permitan la Planificación, y el correspondiente Presupuesto.
3-    Y en caso de que no existan estos Recursos Financieros, los mismos tienen que existir como una promesa hacia el futuro durante el cual se ejecutará el correspondiente presupuesto; y en consecuencia dentro del mismo presupuesto que requiere de estos ingresos, de estas finanzas, para cumplir con sus compromisos, a la vez plantea la forma en que se obtendrán los ingresos correspondientes para sufragar los gastos previstos en el mismo presupuesto.
4-    De allí, el nombre común que recibe todo presupuesto, cuando se le denomina como Presupuesto de Ingresos y Gastos para un determinado año en el Sector Público, o para un determinado ejercicio económico dentro de la actividad privada.
5-    Los ingresos y las Finanzas, son un elemento indispensable para que el Presupuesto pueda cumplir las metas planteadas con motivo de su creación y planificación.
6-    La Planificación, tiene que observar la existencia cierta o probablemente cierta, de que contará con los ingresos que respalden todas las inversiones y los gastos corrientes que el Presupuesto de Ingresos y Gastos, establece para el respectivo ejercicio económico.
7-    El uso de las matemáticas y las Estadísticas son indispensables en el proceso de planificación, para que los ingresos se correspondan con lo planteado y lo establecido en el capítulo de gastos e inversión en el respectivo Presupuesto.
8-    Sin embargo a pesar de esta importante correlación que existe entre los Ingresos y el Presupuesto, esta actividad no se puede reducir al simple hecho de entender que todos los años los ingresos deben incrementarse porque la inflación va a incrementar los gastos, sino que el Presupuesto también obedece al poder creativo de los Planificadores y por lo tanto de un Presupuesto a otro, tienen que existir elementos que los diferencien y que a su vez plantean nuevas formas de generar ingresos y que a su vez modifica sus gastos y costos conforme a las nuevas ideas que han intervenido en la planificación.
9-    En fin, queda claro que tanto en el Sector Público como en el Sector Privado, los conceptos de Finanzas, y de Presupuesto son necesarios y parte activa de todas y cada una de sus metas, ya que sólo con la existencia de ambos (Finanzas y Presupuesto), es que se pueden plantear las metas y aspiraciones que una organización privada o pública se fija en el camino de todas y cada una de sus actividades e iniciativas.

ABG. CESAR RANGEL GARCÍA.-
V-8.085.724.- 

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